Việc quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những công việc khá quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, để quản lý tốt việc này, excel là một trong những công cụ thông dụng nhất. Tuy nhiên. với thời đại công nghệ số 4.0, việc quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel đang dần có những hạn chế về hiệu quả cũng như tiết kiệm thời gian khi so sánh với phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp. Vậy giữa cách quản lý nhân sự bằng excel với phần mềm quản lý nhân sự, cái nào tốt hơn? Cùng tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé!

    Ưu, nhược điểm khi quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel

    Thông thường, file quản lý hồ sơ nhân sự trên excel chứa nhiều thông tin về một nhân sự như: thông tin cơ bản, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, chấm công, lương, thưởng,... để nhà quản lý nắm bắt được thông tin, tình hình lao động để có những điều chỉnh khi cần thiết.

    quan-ly-nhan-su-bang-excel

    Ưu điểm

    Việc sử dụng excel từ lâu đã trở thành một thói quen với bộ phận làm công tác quản lý nhân sự và sở hữu nhiều ưu điểm nổi trội như:

    • Là công cụ miễn phí: người dùng gần như không phải bỏ ra một khoản chi phí nào khi sử dụng excel.
    • Cho phép nhập, thay đổi dữ liệu dễ dàng, đơn giản.
    • Dễ dàng đối chiếu và so sánh với tệp dữ liệu không quá lớn.
    • Cho phép lưu trữ khối lượng dữ liệu lớn, thao tác xuất file đơn giản, thuận tiện.
    • Sở hữu số lượng biểu mẫu đa dạng, sử dụng dễ dàng.

    Nhược điểm

    Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm, tuy nhiên việc quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel cũng còn khá nhiều hạn chế:

    • Khả năng quản trị thấp: việc quản lý và theo dõi các công việc chưa thực sự tối ưu khi phải liên tục di chuyển giữa nhiều sheet khác nhau.
    • Tính bảo mật thấp: Khi sử dụng excel, việc bảo mật các file excel là khá thấp dẫn đến tình trạng dữ liệu dễ bị đánh cắp. Nhất là trong trường hợp có nhiều người dùng chung một biểu mẫu trực tuyến.
    • Không tích hợp các công cụ khác: việc này gây ra nhiều bất tiện như không thể tự động lấy dữ liệu từ máy chấm công giống với các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng, khiến người dùng hoàn toàn phải thao tác thủ công.
    • Khó khăn trong tạo ra báo cáo và phân tích dữ liệu: việc này tốn khá nhiều thời gian và yêu cầu kỹ năng chuyên môn cao. Dẫn đến việc giảm hiệu suất làm việc cũng như khiến doanh nghiệp có thể bỏ lỡ cơ hội phát hiện ra các xu hướng từ dữ liệu nhân viên.
    • Quy trình nhân sự bị hạn chế: Excel không cung cấp các tính năng tự động hóa và luồng làm việc để quản lý các quy trình nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, và đánh giá hiệu suất dẫn đến sự chậm trễ trong việc cập nhật thông tin quan trọng.

    Quản lý hồ sơ nhân sự bằng phần mềm quản lý nhân sự

    Ngày nay, có rất nhiều giải pháp tiện lợi giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Thay vì quản lý bằng excel, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Salesoft để tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự.

    phan-mem-quan-ly-nhan-su-salesoft

    Ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Salesoft:

    • Dễ dàng tích hợp dữ liệu: Ưu điểm khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Salesoft là tính tích hợp cao, khả năng truy cập dữ liệu dễ dàng và được lưu trữ tại một nơi duy nhất, giúp đảm bảo tính toàn vẹn và nhất quán của thông tin.
    • Tính tự động hóa quy trình nhân sự: Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự Salesoft cung cấp các tính năng tự động hóa quy trình nhân sự từ tuyển dụng, đào tạo đến quản lý năng suất. Bên cạnh đó, nhờ tính linh hoạt và tùy chỉnh cao, doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh các tính năng trên phần mềm theo nhu cầu quản trị cụ thể và đặc thù vận hành của doanh nghiệp mà không cần phải thực hiện nhiều thao tác thủ công.
    • Tính bảo mật cao: Phần mềm quản lý nhân sự Salesoft cung cấp các cơ chế bảo mật cao giúp để bảo vệ thông tin nhân sự khỏi tình trạng mất mát dữ liệu, đồng thời ngăn không cho truy cập khi không được phân quyền.
    • Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thời gian phải đi tìm kiếm dữ liệu hay chi phí cho in ấn, quản lý giấy tờ đều được loại bỏ. Doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý toàn bộ tệp thông tin trên công cụ quản lý công việc nhóm nói riêng hay doanh nghiệp nói chung.

    Có thể thấy, sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình quản lý nhân sự, đồng thời tăng cường năng suất, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý. Từ đó, doanh nghiệp cũng tạo ra được một môi trường làm việc hiệu quả để phát triển bền vững.

    Hy vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình quản trị doanh nghiệp của mình. Nếu bạn muốn tìm kiếm một phần mềm quản lý nhân sự toàn diện, số hóa mọi quy trình quản lý thì SALESOFT chính là một giải pháp tuyệt vời dành cho bạn. 

    >>> Tham khảo thêm: HRM là gì? Xu hướng quản lý nhân sự thời 4.0

    Quý khách hàng hãy để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ và tư vấn về phần mềm quản lý nhân sự SALESOFT ngay hôm nay! 

    Thông tin liên hệ: