Để tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như tăng năng suất và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý cho doanh nghiệp, bộ phận hành chính nhân sự cần có một quy trình quản lý hồ sơ được chuẩn hoá nhằm kiểm soát và quản lý hệ thống nhân sự tốt hơn. Vậy đâu là giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp, hãy cùng Salesoft tìm hiểu các giải pháp trong bài viết này nhé.

    Hồ sơ nhân sự là gì?

    ho-so-nhan-su-la-gi

    Hồ sơ nhân sự là bộ hồ sơ lưu trữ thông tin thực tế về nhân viên trong một doanh nghiệp hay một tổ chức, được lập và lưu trữ theo một quy tắc nhất định nhằm hỗ trợ cho việc quản trị các vấn đề liên quan đến nhân sự. 

    Hồ sơ nhân sự bao gồm các thông tin như sơ yếu lý lịch, bảo hiểm, hợp đồng, lịch sử công tác, chế độ lương thưởng, lịch nghỉ phép… của người lao động.

    Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân sự

    Tam-quan-trong-cua-viec-quan-ly-ho-so-nhan-su

    Tùy theo quy trình và yêu cầu của từng doanh nghiệp mà danh sách hồ sơ nhân sự cần quản lý sẽ có sự khác nhau. Thông thường, hồ sơ nhân sự sẽ bao gồm: Thông tin cá nhân, trình độ, bằng cấp, chuyên môn, khen thưởng, kỷ luật, bảo hiểm, hợp đồng lao động…

    Lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách khoa học sẽ mang đến một số lợi ích bao gồm: 

    • Tuân thủ quy định pháp luật: Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là yêu cầu bắt buộc, mọi doanh nghiệp đều cần phải quản lý, cập nhật theo các nguyên tắc lưu trữ hồ sơ và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. 
    • Quản lý nhân sự hiệu quả: Hồ sơ nhân sự cung cấp thông tin quan trọng về nhân sự, bao gồm các thông tin về cá nhân, công việc, đào tạo và phát triển, v.v. Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ, chính xác giúp các tổ chức quản lý nhân sự hiệu quả khi làm một số công việc như tuyển dụng, đào tạo, quản lý tiền lương, thưởng, phúc lợi,...
    • Giải quyết tranh chấp: Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự có thể được sử dụng trong các trường hợp tranh chấp giữa cá nhân và doanh nghiệp. Đồng thời giúp các doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của mình trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
    • Tạo niềm tin cho nhân viên: Lưu trữ hồ sơ nhân sự đầy đủ và chính xác một cách an toàn và bảo mật sẽ giúp doanh nghiệp tạo dựng được niềm tin với nhân viên.

    Top 10 xu hướng quản trị nhân sự cần có trong mô hình HRM 4.0

    Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự

    quy-trinh-quan-ly-ho-so-nhan-su

    Bước 1. Phân loại hồ sơ

    Trước khi lưu trữ hồ sơ nhân sự cần phân loại, sắp xếp theo các tiêu chí như tên, chức vụ, phòng ban, ngày vào làm,... giúp dễ dàng tìm kiếm và truy cập khi cần đến.

    Bước 2. Tìm kiếm địa điểm lưu trữ hồ sơ

    Nhà quản lý cần đảm bảo được rằng địa điểm lưu trữ phải đáp ứng được yêu cầu về bảo mật cũng như bảo quản hồ sơ, có thể là các tủ hồ sơ, kệ tài liệu hay hệ thống lưu trữ điện tử.

    Bước 3. Tiến hàng lưu trữ hồ sơ nhân sự

    • Lưu trữ hồ sơ nhân sự theo số thứ tự, có thể phân loại bằng cách đánh số hay gắn nhãn hồ sơ.
    • Bảo vệ hồ sơ nhân sự khỏi các yếu tố gây hại như nước, ánh sáng mặt trời trực tiếp hoặc mối mọt.
    • Lưu trữ hồ sơ theo thứ tự và theo nhóm để dễ dàng truy cập và quản lý.

    Bước 4. Kiểm tra, cập nhật hồ sơ định kỳ, thường xuyên

    • Thực hiện kiểm tra lưu trữ hồ sơ định kỳ để đảm bảo tính đầy đủ, chính xác.
    • Cập nhật hồ sơ khi có thay đổi về thông tin cá nhân, quá trình công tác hoặc các thông tin khác liên quan đến nhân viên.
    • Loại bỏ các hồ sơ không còn cần thiết hay đã hết hạn sử dụng theo quy định pháp lý và chính sách của doanh nghiệp.

    So sánh cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel với phần mềm quản lý nhân sự

    Salesoft HRM - giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

    Salesoft-HRM-giai-phap-quan-ly-ho-so-nhan-su-hieu-qua-cho-doanh-nghiep

    Hiện nay, việc quản lý hồ sơ nhân sự ngày càng được số hóa và được quản lý thông qua các phần mềm nhân sự, phần mềm quản lý hồ sơ,... giúp cho các công việc tìm kiếm, xử lý các quy trình tuyển dụng, chấm công, tính lương,... trở nên dễ dàng, chính xác. Và phần mềm quản lý nhân sự Salesoft là một trong những giải pháp hiệu quả cho việc quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

    • Quản lý thông tin cá nhân của từng nhân viên bao gồm: Thông tin cá nhân, trình độ học vấn, quá trình làm việc, lương, thưởng, kỷ luật…
    • Cho phép cập nhật các thông tin liên quan đến nhân sự như: Loại công việc, tính chất công việc, chức vụ,...
    • Hệ thống báo cáo đa dạng, đầy đủ thông tin, đảm bảo cho việc phân tích và lập kế hoạch nhân lực.
    • Kết nối chặt chẽ với phân hệ chấm công, tiền lương để cập nhật đồng thời các số liệu về công, lương, phụ cấp,...

    Như vậy, việc xây dựng một quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự. Nếu quý khách hàng quan tâm đến phần mềm quản lý nhân sự Salesoft, quý khách hàng hãy để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ và tư vấn đến Quý khách hàng.

    Thông tin liên hệ:

    CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SALESOFT