Bảo hành - Nghiệp vụ quan trọng với doanh nghiệp

Bảo hành là một trong những quy trình khá quan trọng và cần thiết trong mỗi doanh nghiệp khi sản phẩm cung cấp đến khách hàng bị trục trặc hoặc bị lỗi hoạt động không đúng cách. Dịch vụ bảo hành có nhiệm vụ bảo vệ quyền lợi của khách hàng, đồng thời cũng góp phần xây dựng uy tín thương hiệu cho doanh nghiệp. Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu về dịch vụ bảo hành của các doanh nghiệp, SaleSoft đã triển khai phần mềm quản lý bảo hành với nhiều chức năng cần thiết.

Bảo hành là gì?

Bảo hành là một sự đảm bảo bằng văn bản, được phát hành cho người mua bởi nhà sản xuất, cam kết sẽ sửa chữa hoặc thay thế sản phẩm nếu cần thiết trong một khoảng thời gian nhất định. Nói cách khác, đây là một cam kết chính thức của nhà sản xuất với khách hàng của họ (khách hàng mua sản phẩm), đảm bảo rằng, trong một khoảng thời gian được đưa ra, chất lượng và hiệu quả của sản phẩm sẽ đáp ứng mong đợi của người tiêu dùng.

khai-niem-bao-hanh-la-gi

Bảo hành sản phẩm là khắc phục những lỗi hỏng hóc, sự cố kỹ thuật xảy ra do lỗi của nhà sản xuất, bảo trì máy (vệ sinh, cài đặt phần mềm).

Bảo hành thường có các điều kiện hạn chế việc bảo hành
Người mua phải thực hiện các nghĩa vụ nhất định để nhà sản xuất tôn trọng việc bảo hành

Bảo hành thường có những ngoại lệ giới hạn các điều kiện mà nhà sản xuất sẽ có nghĩa vụ khắc phục sự cố. Ví dụ: nhiều bảo hành cho các mặt hàng gia dụng thông thường chỉ bảo hành sản phẩm tối đa một năm kể từ ngày mua và thường chỉ khi sản phẩm được đề cập có vấn đề do các bộ phận bị lỗi.

2. Các vấn đề liên quan đến bảo hành

Theo điều 446 Bộ luật dân sự 2015 quy ước nghĩa vụ bảo hành như sau: “ Bên bán có nghĩa vụ bảo hành đối với vật mua bán trong một thời hạn, gọi là thời hạn bảo hành, nếu việc bảo hành do các bên thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định. Thời hạn bảo hành được tính kể từ thời điểm bên mua có nghĩa vụ phải nhận vật”.

Nghĩa vụ bảo hành là một trong các nghĩa vụ đi kèm để đảm bảo chất lượng của tài sản mua bán. Đối với những trường hợp này, khi giao kết hợp đồng, bên bán đã đưa ra sẵn các quy định về điều kiện bảo hành, những lợi ích mà bên mua được hưởng từ việc bảo hành, cũng như thời gian bảo hành đối với vật mua bán. Bên mua chỉ có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận những nội dung này mà không thể thay đổi các nội dung đó. Nhưng đây vẫn được coi là các bên đã thỏa thuận về việc bảo hành vật mua bán, nếu bên mua chấp nhận các nội dung này.

Baohanhnghiepvuquantrongvoidoanhnghiep

Trong một số trường hợp, việc bảo hành vật mua bán là do pháp luật quy định mà không do các bên thỏa thuận. Đây là quy định áp dụng đối với các loại tài sản mà chất lượng của nó có thể gây ảnh hưởng lớn đến quyền và lợi ích hợp pháp của bên mua. Do đó, bên bán phải tuân thủ các quy định về thời hạn bảo hành và các vấn đề khác mà pháp luật có quy định.

Trong thời hạn bảo hành, nếu bên mua phát hiện được lỗi của vật mua bán thì có quyền yêu cầu bên bán sửa chữa không phải trả tiền, giảm giá, đổi vật có lỗi lấy vật khác hoặc trả lại vật và lấy lại tiền.

Ngoài việc yêu cầu thực hiện các biện pháp bảo hành, bên mua có quyền yêu cầu bên bán bồi thường thiệt hại do lỗi về kỹ thuật của sản phẩm trong thời hạn bảo hành. Bên bán sẽ không phải bồi thường thiệt hại nếu chứng minh được thiệt hại xảy ra do lỗi của bên mua. Bên bán được giảm mức bồi thường thiệt hại nếu lỗi xảy ra do của bên mua. Bên bán sẽ không phải bồi thường thiệt hại nếu bên mua không áp dụng các biện pháp cần thiết mà khả năng cho phép nhằm ngăn chặn, hạn chế thiệt hại.

3. Những lý do tại sao bảo hành bị từ chối

Baohanhnghiepvuquantrongvoidoanhnghiep

Bảo hành thường chỉ áp dụng cho các sản phẩm không bị thay đổi hoặc sửa đổi sau khi chúng được mua. Ví dụ: bảo hành đối với ô tô có thể bị vô hiệu nếu chủ sở hữu đã thêm các bộ phận không đạt chuẩn làm thay đổi đáng kể chức năng, hiệu suất, độ tin cậy và độ ổn định của xe.

Mỗi công ty có quy trình xử lý bảo hành riêng. Ngay cả khi một sản phẩm vẫn còn trong khoảng thời gian được bảo hành chỉ định, công ty có thể yêu cầu nhiều điểm bằng chứng để chứng minh rằng sản phẩm bị lỗi trong quá trình sử dụng vận hành bình thường. Nếu sản phẩm bị lỗi do hành động của chủ sở hữu chứ không phải do bất kỳ lỗi nào trong thiết kế hoặc sản xuất, bảo hành sẽ không được thực hiện.

Các điều khoản bảo hành có thể thay đổi từ sửa chữa miễn phí sản phẩm bị lỗi đến thay thế toàn bộ sản phẩm. Chủ sở hữu của sản phẩm có thể được hướng dẫn mang sản phẩm đến thợ sửa chữa được ủy quyền gần nhất, trả lại cho người bán hoặc chuyển trực tiếp đến nhà sản xuất.

4. Quản lý bảo hành thông minh, tiện lợi với phần mềm Salesoft

Quy trình quản lý - bảo hành - sửa chữa sản phẩm là chức năng rất quan trọng đối với doanh nghiệp chuyên bảo hành, sửa chữa, đặc biệt là các doanh nghiệp sửa chữa các sản phẩm điện tử và các siêu thị, doanh nghiệp bán các sản phẩm có bảo hành. Dựa vào các số liệu thu thập chi tiết từ nhập kho đến khi khách hàng cuối nhắn tin kích hoạt bảo hành, công ty có được đầy đủ các báo cáo, thống kê để nắm rõ các thông tin từ sản phẩm, tồn kho, khách hàng, đại lý,..

Baohanhnghiepvuquantrongvoidoanhnghiep

Dựa vào các số liệu đã quản lý, sau khi hết hạn bảo hành có thể sử dụng SMS để nhắn tin ưu đãi cho khách hàng tiếp tục tham gia gói bảo hành sản phẩm của công ty.

Salesoft với thời gian hình thành, phát triển 18 năm đã hoàn thiện được chức năng và quy trình cần thiết cho bảo hành. Các số liệu sản phẩm, thông tin khách hàng, được thiết kế chi tiết, đơn giản và dễ dàng trong quản lý.

Quy trình bảo hành trên phần mềm Salesoft gồm:

Lập phiếu tiếp nhận bảo hành
Chuyển phiếu bảo hành đến trung tâm bảo hành
Trung tâm bảo hành chuyển sang điều phối
Điều phối chuyển sang kiểm tra kỹ thuật
Báo giá bảo hành
Báo giá chuyển sang sửa chữa
Chuyển sang trạng thái đã hoàn thành
Đã hoàn thành chuyển sang trả hàng cho khách hàng

Sử dụng phần mềm Salesoft sẽ giúp doanh nghiệp chủ động nắm rõ thị trường và quản lý dữ liệu khách hàng để có phương án kinh doanh hiệu quả theo từng giai đoạn cũng như chủ động các giải pháp chăm sóc khách hàng sau bảo hành. Khi nắm rõ tình hình thị trường doanh nghiệp sẽ quản lý thị trường bán hàng của tất cả các nhóm sản phẩm đã bán ra sau khi triển khai hệ thống bảo hành. Biết được nhóm sản phẩm nào đang bán chạy, khu vực nào mua nhiều nhất. Biết rõ được đại lý nào kinh doanh hiệu quả. Biết rõ được nhóm sản phẩm nào được mua nhiều nhất và nhóm nào có vấn đề về bảo hành nhiều nhất. Dựa vào số liệu trên để đưa ra phương án kinh doanh tốt nhất.

Liên hệ với chúng tôi để có được giải pháp tối ưu nhất!