Đối với nhà quản trị việc quản lý dòng tiền quyết định đến sự sống còn của cả doanh nghiệp và nó gắn liền với doanh nghiệp đó xuyên suốt quá trình hoạt động chính vì vậy vai trò của quản lý dòng tiền là rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy dòng tiền là gì? Và có phương pháp nào để quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp hiệu quả hay không? Cùng theo chân VTSoft tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!
Dòng tiền là gì?
Dòng tiền có thể hiểu đơn giản là sự chuyển động, sự lưu chuyển vào, ra hay (thu và chi) của các khoản tiền tệ trong một doanh nghiệp. Việc lưu chuyển dòng tiền sẽ liên quan đến việc lưu chuyển của dòng tiền thuần và dòng tiền ròng.
Quản lý dòng tiền là hoạt động hoạch định và cân đối dòng tiền thu – chi của doanh nghiệp. Ví dụ các hoạt động quản lý dòng tiền như: quản lý doanh thu, quản lý phiếu chi, quản lý dòng tiền vốn hay tồn kho, dòng tiền lưu chuyển, dòng tiền cố định, chi phí phát sinh,… Mục đích của các hoạt động này nhằm tối đa hóa giá trị của doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của quản lý dòng tiền
Tầm quan trọng của dòng tiền mạnh được thể hiện khéo léo trong câu nói “tiền mặt là vua”. Tiền đề của điều này là có tiền mặt sẽ giúp bạn có vị thế ổn định hơn với sức mua tốt hơn. Mặc dù đôi khi bạn có thể vay tiền, nhưng tiền mặt mang lại cho bạn sự bảo vệ tốt hơn trước các khoản nợ vỡ nợ hoặc bị tịch thu tài sản. Dòng tiền khác biệt với vị thế tiền mặt. Có tiền mặt là điều quan trọng, nhưng dòng tiền cho thấy khả năng tạo ra và sử dụng chúng.
Dòng tiền mạnh cung cấp cho doanh nghiệp sự thoải mái và khả năng để tăng trưởng. Xây dựng địa điểm mới, đầu tư vào nghiên cứu và phát triển, cải tạo cơ sở hạ tầng, cải tiến công nghệ, đào tạo thêm và mua thêm tài sản và hàng tồn kho,… Đó là những thứ mà doanh nghiệp của bạn có thể phát triển với dòng tiền dương mạnh mẽ. Đạt được sự dư thừa trong dòng tiền sẽ giúp công ty của bạn hoạt động theo chiến lược chủ động hơn.
Dòng tiền cũng giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc ứng phó với các tình huống khó mới nảy sinh. Hoặc trong các tình huống cần đưa ra quyết định quan trọng. Dòng tiền tích cực giúp bạn dễ dàng thực hiện các giao dịch mua quan trọng trong ngắn hạn hơn. Nó cũng cho phép bạn phân tán tiền mặt dưới dạng cổ tức cho các cổ đông hoặc chủ sở hữu. Điều này củng cố mối quan hệ giữa công ty và chủ sở hữu.
Trong trường hợp bạn cần một khoản nợ mới tại một thời điểm nào đó. Dòng tiền mạnh cũng làm cho doanh nghiệp của bạn hấp dẫn hơn đối với người cho vay.
Quy trình quản lý tài chính có sai sót nhiều có thể khiến doanh số bán hàng, nguồn lực và chiến lược của công ty gặp nhiều rủi ro, chậm phát triển hoặc thậm chí là doanh nghiệp phải đóng cửa. Để sắp xếp hoạt động này theo lộ trình đạt thuận lợi tối đa, tránh các loại rủi ro tài chính không đáng có, dưới đây là 5 bước quản lý tài chính hiệu quả gợi ý dành cho bạn.
Việc quản lý tài chính nên bắt đầu từ kế hoạch chiến lược của công ty. Một công ty muốn phát triển thì phải đánh giá kịch bản hiện tại và kịch bản tương lai đi như thế nào để có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính. Mục đích là để đảm bảo chi phí cố định, chi phí biến đổi và chi phí dự phòng.
Vì vậy, bạn cần thiết lập hệ thống quản lý rõ ràng, tập trung trên một phần mềm quản lý tài chính. Tại đây, bạn có thể đưa ra các kế hoạch trong hoạt động thu chi, hoạch định rõ ràng các đầu mục và tổng kết nó. Dữ liệu này cần được lưu trữ để dễ dàng so sánh với các giai đoạn sau.
Xây dựng các dự báo tài chính có thể giúp kế hoạch quản lý thu chi cho doanh nghiệp hiệu quả hơn. Tạo dự báo tài chính hàng tháng bằng cách ghi lại doanh thu dự kiến của bạn dựa trên mục tiêu bán hàng, chi phí dự kiến cho nhân công, vật tư, chi phí chung,… Bạn có thể sử dụng phần mềm bảng tính đơn giản hoặc các phần mềm hiện đại trả phí.
Đồng thời, hãy chuẩn bị báo cáo thu nhập dự kiến về lãi và lỗ, dự báo bảng cân đối kế toán. Từ đó có thể dự báo được tình hình tài chính của doanh nghiệp lạc quan hay bi quan. Sau là có những tác động trong những tình huống có thể xảy ra để cải thiện hoặc tăng tốc tình hình kinh doanh.
Từ những dự báo tài chính mà bạn đã vạch sẵn như trên, cần xác định rõ đó có phải là tình trạng lạc quan hay không. Nếu con số có sự chênh lệch cần rà soát lại toàn bộ hoạt động tài chính trong các kỳ vừa qua để nắm bắt lỗ hổng ở đâu. Nhờ vậy, bạn có thể kịp thời sắp xếp lại dòng tiền cho cân đối.
Nếu muốn quản lý dòng tiền hiệu quả ngay từ đầu, bạn nên phân loại rõ ràng theo từng khoản: dòng tiền chi, doanh thu, dòng tiền lưu chuyển, tồn quỹ, dòng tiền cố định, chi phí phát sinh dự trù, ngân sách đầu tư,… Cần phải chia các mục này rõ ràng theo từng hoạt động cụ thể. Từng con số phải được minh bạch, chính xác, thống kê chi tiết theo các mục này. Đặc biệt, các mục phải được quản lý trên phần mềm quản lý dòng tiền duy nhất để dễ theo dõi và kiểm soát.
Hãy so sánh kết quả thực tế với dự báo tài chính của bạn để xem bạn đã đạt mục tiêu hay cần điều chỉnh thêm. Kiểm soát dòng tiền tồn quỹ, công nợ giúp bạn phát hiện ra các vấn đề tài chính trước khi chúng đi quá xa khỏi sự giám sát của bạn.
Để quản lý tài chính hiệu quả, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý dòng tiền miễn phí hoặc có trả phí. Phần mềm miễn phí excel có thể tối giảm được 1 khoản phí cho doanh nghiệp của bạn, nhưng lại không quản lý tập trung và không có hệ thống liên kết linh hoạt. Phần mềm có trả phí được tích hợp nhiều chức năng như hệ thống tự động báo cáo hay lưu trữ dữ liệu bảo mật.
Báo cáo và lưu trữ dòng tiền thông minh
Tất cả các khoản thu chi của doanh nghiệp cần được quản lý một cách minh bạch. Tức là bạn phải làm báo cáo tài chính cho các thời kỳ khác nhau. Bên cạnh đó bạn còn phải lưu trữ nó trên hệ thống sổ sách hoặc số hóa toàn bộ dữ liệu trong sổ sách trên hệ thống trực tuyến hoặc hệ thống có bảo mật.
Nếu sử dụng phần mềm quản lý dòng tiền số hiện nay thì mọi việc trên đều được quản lý tập trung và minh bạch nhất. Bởi vì, từ hoạt động đề xuất thu chi, hoạt động dòng tiền ra vào,… đều được thống kê, phân loại và tự động tổng hợp vào báo cáo chi tiết.
Tất cả những hoạt động trên đều được thực hiện với mục đích cuối cùng là tiết kiệm thời gian làm việc, tối ưu quy trình quản lý dòng tiền, kiểm soát toàn bộ và cân đối dòng tiền của doanh nghiệp hiệu quả tối đa.
Vậy giữa bão thị trường với hàng loạt phần mềm quản lý chi tiêu cho doanh nghiệp hiện nay thì bạn nên lựa chọn phần mềm nào?
Phần mềm quản lý dòng tiền được bán rất nhiều trên trên thị trường. Tuy nhiên chúng lại không được tích hợp trên hệ thống làm việc nội bộ của doanh nghiệp bạn. Ví dụ, hoạt động thu chi của doanh nghiệp lại tách riêng với hoạt động quản lý vật tư, quản lý hàng hóa, quản lý mua bán hay các hoạt động thu chi của dự án, công việc thường. Nếu như vậy sẽ không quản lý được tập trung và chỉ làm cho bạn tốn nhiều thời gian, chi phí hơn.
Chính vì thế, với mong muốn đem lại sự tiện ích cho mọi doanh nghiệp, các kỹ thuật viên của Salesoft đã nghiên cứu và phát triển tính năng quản lý dòng tiền tích hợp luôn với phần mềm quản lý bán hàng.
Các lợi ích của quản lý dòng tiền trên phần mềm Salesoft như sau:
Mục tiêu của việc quản lý dòng tiền là loại bỏ những vấn đề đau đầu thường xảy ra với quy trình thủ công hay hoạt động giám sát tài chính thiếu minh bạch, nhiều sai sót. Việc sử dụng phần mềm bán hàng Salesoft có tích hợp tính năng quản lý dòng tiền hiện đại cho phép lãnh đạo chủ động hơn, tối ưu mọi chi phí cho doanh nghiệp và đặc biệt tránh thất thoát tài chính – lỗ hổng hoạt động trong doanh nghiệp.
Mọi thắc mắc và cần tư vấn thêm xin vui lòng liên hệ:
HOTLINE: 024 3636 0326 - 039 884 0326
Bài trước: Dịch vụ outsource uy tín, chuyên nghiệp tại Salesoft
Bài tiếp theo: 5 Tiện ích đáng kinh ngạc khi sử dụng Ladipage của VTSOFT
22/08/2024
15/08/2024
08/08/2024
06/08/2024
01/08/2024
22/08/2021
30/08/2021
14/10/2022
24/10/2022
19/08/2021
Khám phá sự khác biệt với phần mềm quản trị doanh nghiệp hàng đầu! Đăng ký ngay để sử dụng phần mềm miễn phí.
Nhanh tay đăng ký để được tư vấn dịch vụ miễn phí và tìm ra giải pháp tốt nhất cho nhu cầu của bạn!