Hàng tồn kho bao gồm các sản phẩm lưu trữ đang chờ bán, hàng dự trữ của doanh nghiệp, sản phẩm lỗi chờ sửa, thành phần đang lắp ráp chưa hoàn thiện, hoặc các nguyên vật liệu, dụng cụ công cụ phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh,… Với hầu hết doanh nghiệp, hàng tồn kho chiếm tỷ lệ rất lớn trong tài sản kinh doanh nên được đặc biệt quan tâm.
Do đó, khâu kiểm kê hàng hóa tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nhưng với số lượng hàng hóa khổng lồ lên đến hàng trăm ngàn mã hàng, đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng phương pháp kiểm kê hàng tồn sao cho thật logic, để tiết kiệm thời gian, công sức, đồng thời vẫn đảm bảo tính chính xác.
Phương pháp kiểm kho thường xuyên thường được áp dụng cho các ngành hàng như điện thoại điện máy, gia dụng...có giá trị sản phẩm cao, hay ngành hàng nông sản, nhà thuốc với đặc trưng có nhiều lô và hạn sử dụng ngắn ngày…Tần suất kiểm kho thường xuyên có thể là hàng ngày, vài ngày, hàng tuần hoặc sau mỗi đợt xuất nhập hàng hóa.
Kiểm kho thường xuyên có ưu điểm là xác định và nắm bắt được chính xác số lượng hàng tồn kho vào bất cứ thời điểm nào, hạn chế tối đa tình trạng chênh lệch hay thất thoát hàng hóa. Tuy nhiên, việc này khá tốn thời gian lẫn nhân lực.
Phương pháp kiểm kê tồn kho định kỳ được lên kế hoạch cụ thể như kiểm 2 tuần một lần, kiểm theo tháng hay theo quý, tùy thuộc vào mỗi cửa hàng. Phương pháp này phù hợp với những cửa hàng có nhiều mặt hàng, mẫu mà và sản phẩm nhưng giá trị không quá cao như thời trang, mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, nội thất…
Ưu điểm của việc kiểm kho định kỳ là cửa hàng chỉ cần tập trung nguồn nhân lực vào kiểm kho trong một thời gian nhất định. Tuy nhiên nhược điểm của nó chính là chủ shop khó nắm bắt chính xác được số lượng tồn bởi các lần kiểm kho cách xa nhau, do đó nếu xảy ra chênh lệch hàng hay gian lận thì khó có thể phát hiện và xử lý kịp thời.
Mặc dù việc tuân thủ các quy trình kiểm kho sẽ giúp cho công việc này được thực hiện dễ dàng và chính xác hơn, nhưng thực tế thời gian mỗi lần kiểm kho đối với một cửa hàng quy mô vừa và nhỏ cũng phải mất tới nửa ngày hay thậm chí một ngày.
Không những vậy, quản lý kho còn dễ dàng mắc phải những sai lầm kiểm kho mà ít ai để ý đến, do đó không phải lúc nào kiểm kho cũng hiệu quả. Để kiểm kê hàng hóa nhanh chóng, bạn có thể cân nhắc đến lựa chọn áp dụng công nghệ vào kiểm kho, hay thuê bên thứ 3 kiểm đếm hàng tồn định kỳ, tuy có tốn kém nhưng tiết kiệm được kha khá thời gian cũng như công sức.
Như đã nêu ra ở trên kiểm kho là một việc rất quan trọng đối với các doanh nghiệp mà có hàng hóa, có kho bãi. Rất nhiều doanh nghiệp thậm chí phải dừng cả dây chuyền sản xuất, dừng cả một ngày để chúng ta kiểm kho.
Nếu với cách thức như vậy thì sẽ khiến cho chúng ta sẽ mất rất nhiều thời gian thậm chí ảnh hưởng đến việc sản xuất, kinh doanh của chúng ta. Vì vậy trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn những tính năng kiểm kho vô cùng sáng tạo và đảm bảo 3 yếu tố: TIỆN LỢI – CHÍNH XÁC – TỐI ƯU THỜI GIAN trên phần mềm Salesoft.
Có nhiều doanh nghiệp trong khâu kiểm kho này sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong trường hợp mà doanh nghiệp có rất nhiều hàng không thể kiểm đếm trong một ngày xong được. Vậy nên các nhà nghiên cứu của Salesoft đã nghiên cứu ra tính năng lọc mặt hàng có kiểm kho và mặt hàng không kiểm kho để cho chúng ta sẽ kiểm kho từng phần.
Ví dụ: trong khoảng thời gian từ ngày 13 đến ngày 22 tháng 3, quản lý kho kiểm có kiểm những mặt hàng nào đã kiểm kho trong khoảng thời gian này thì nó sẽ không hiển thị vào báo cáo từ ngày 23 nữa. Từ đó giúp cho người dùng không phải nhìn quá nhiều những mặt hàng đang chưa kiểm kho ở đây cũng như là dễ dàng mà xử lý dữ liệu kiểm tra xem và thực sự là những mặt hàng nào đang bị thừa hoặc thiếu.
Nghe thì có vẻ như rất đơn giản nhưng đây lại là một sáng tạo rất tuyệt vời cho phép chúng ta kiểm kho từng phần. Đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp này thì sẽ trở nên kiểm kho sẽ trở nên đơn giản bởi vì chúng ta sẽ không cần phải dùng dây chuyền sản xuất để chúng ta kiểm kho hay chúng ta không cần phải dừng cả một ngày kinh doanh để chúng ta tiến hành kiểm kho. Bộ phận kho có thể kiến kiểm tra từng phần từng ngày ở mỗi ngày chúng ta có thể kiểm một số mặt hàng đó sau đó là chúng ta sẽ báo cáo này để phân tích dữ liệu.
Kiểm kho thông qua phần mềm SALESOFT bao gồm các bước:
1) Phiếu kiểm kho
2) Báo cáo kiểm kho
3) Báo cáo tồn kho
Xem full video: QUY TRÌNH KIỂM KÊ HÀNG HÓA NHANH – CHÍNH XÁC – TỐI ƯU THỜI GIAN - SALESOFT
Phần mềm Salesoft là công cụ quản lý kho hàng hóa hiện đại, được hơn 100 doanh nghiệp trong cách ngành: phân phối, xuất nhập khẩu, nhà hàng, trường học, chuỗi của hàng,... tin dùng. Phần mềm giúp việc kiểm kho nhanh chóng, đơn giản và dễ dàng hơn nhiều lần so với việc kiểm kho thủ công.
Nếu bạn còn phân vân và cần được tư vấn thêm, thì có thể liên hệ ngay với SALESOFT. Chúng tôi sẵn sàng giải đáp những thắc mắc của bạn 24/24.
Mong rằng với quy trình kiểm đếm tồn kho trên, kiểm kho sẽ không còn là nỗi ám ảnh đối với quý vị và các bạn
Bài tiếp theo: Bảo hành - Nghiệp vụ quan trọng với doanh nghiệp
22/08/2021
30/08/2021
19/08/2021
14/10/2022
24/10/2022
22/08/2024
15/08/2024
08/08/2024
06/08/2024
01/08/2024
Khám phá sự khác biệt với phần mềm quản trị doanh nghiệp hàng đầu! Đăng ký ngay để sử dụng phần mềm miễn phí.
Nhanh tay đăng ký để được tư vấn dịch vụ miễn phí và tìm ra giải pháp tốt nhất cho nhu cầu của bạn!