Đối với bất kỳ đơn vị kinh doanh nào quản lý hàng hóa cũng là một vấn đề đau đầu. Làm sao để hàng hóa không bị mất mát, lỗi mốt và tồn đọng nhiều? Còn rất nhiều vấn đề mà nếu biết kiến thức về quản lý thì đơn vị kinh doanh sẽ giảm thiểu được thất thoát, thậm chí còn gia tăng doanh thu đáng kể.

    Quản lý hàng hóa là gì?

    Quản lý hàng hóa là gì?

    Quản lý hàng hóa là cách kiểm soát tất cả những hoạt động có liên quan đến hàng hóa trong đơn vị bán hàng. Những hoạt động liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức, bảo quán, quản lý số lượng hàng hóa vật tư, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp. Cụ thể một số hoạt động của quản lý hàng hóa như sau:

    • Phản ánh kịp thời, chính xác tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng hoá cả về số lượng, giá cả, chất lượng, tình hình bảo quản hàng hoá dự trữ.
    • Quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá. Phát hiện xử lý kịp thời những hàng hoá giảm chất lượng, giá cả và khó tiêu thụ.
    • Tổ chức tốt nghiệp vụ hạch toán chi tiết hàng hoá, luôn luôn kiểm tra tình hình ghi chép ở các kho, quầy hàng.
    • Ghi nhận doanh thu bán hàng đầy đủ và kịp thời phản ánh kết quả mua bán hàng hoá, tham gia kiểm kê đánh giá lại hàng hoá.
    • Tính toán chính xác các chi phí liên quan đến quá trình mua bán hàng hoá, các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản thanh toán công nợ với nhà cung cấp và với khách hàng.

    Quản lý hàng hóa hiệu quả

    Là người chủ cửa hàng, công việc quan trọng nhất của bạn chắc chắn là phải quản lý những hàng hóa bạn đang có trong tay. Vậy bạn sẽ xoay sở thế nào với hàng trăm mặt hàng với chủng loại, size số, màu sắc, giá cả,…mà không muốn tốn quá nhiều công sức? Hãy áp dụng ngay những cách sau đây:

    Kiểm soát chặt chẽ bằng những biện pháp an ninh

    Hạn chế sự gian lận của nhân viên hay khách hàng bằng các biện pháp an ninh cũng là một cách để bảo vệ hàng hóa của mình. Đừng ngại bỏ ra một khoản tiền để lắp đặt camera an ninh lắp ở nơi sắp xếp hàng hóa. Hãy xác định số lượng camera và vị trí lắp để làm sao có thể quan sát được mọi vị trí. Hãy chọn những loại camera chất lượng tốt, có thể quan sát được ban đêm để xem được mọi lúc, mọi nơi.

    Ngoài ra bạn cũng có thể bố trí thêm lực lượng bảo vệ chốt chặn ở những địa điểm lấy hàng, nhận hàng. Với biện pháp an ninh chặt chẽ như vậy thì tình trạng thất thoát sẽ được hạn chế hơn rất nhiều.

    Chủ động sắp xếp hàng hóa cho hợp lý

    Để hạn chế việc hàng hóa bị tồn đọng, lỗi mốt không bán được. Việc sắp xếp hàng hóa trong kho và cửa hàng cũng rất quan trọng. Hãy sắp xếp những hàng hóa dễ bán, số lượng nhiều gần cửa ra kho hàng. Bạn có thể sử dụng mã vạch, tem dán để quản lý hàng hóa ra vào. Mỗi tháng bạn cần phải kiểm kê để biết được số lượng hàng tồn và có biện pháp xử lý kịp thời.

    Cửa hàng bán nhiều sản phẩm như tạp hóa, siêu thị nên học cách lập và cập nhật sơ đồ quầy hàng và kho. Sắp xếp hàng trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất. Đối với những hàng hóa mau hư cần quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước. Tránh tổn thất hàng hóa mà không biết gây lãng phí tiền bạc.

    Quản lý kho hàng "dễ như ăn bánh" với 6 tính năng trên phần mềm Salesoft

    Quản lý kho hàng

    Cách đơn giản nhất mà các đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ thường áp dụng đó là sử dụng Excel. Chỉ cần cập nhật liên tục thông tin về hàng hóa trên bảng tính. Sau đó, áp dụng các công thức bạn có thể quản lý được số lượng hàng hóa. Tuy nhiên, những thao tác trên Excel khá phức tạp. Nếu bạn là “gà mờ” về công nghệ thông tin sẽ gặp nhiều khó khăn khi sử dụng. Chưa kể, số lượng hàng hóa nhiều thì cách làm này không thể tối ưu. Chính vì thế, Salesoft đã cho ra đời sản phẩm phần mềm quản lý bán hàng đã được rất nhiều doanh nghiệp bán hàng, nhập khẩu quy mô vừa và lớn sử dụng. Lý do vì nó đáp ứng những nhu cầu thiết thực trong khâu kiểm soát sản phẩm.

    Khai báo hàng hóa mới

    Khai báo hàng hóa mới

    Trên phần mềm salesoft, người dùng sẽ truy cập vào danh mục hàng hóa để thêm hàng hóa mới với các thông tin đi kèm: mã hàng, tên hàng, nhóm hàng, giá bán, khai báo hình ảnh, nhập mô tả...

    Khai báo thông tin để tính giá bán

    Đây là một tính năng phù hợp với rất nhiều công ty, của hàng trong việc tính toán giá bán ra thị trường bao nhiêu là hợp lý từ đó tính ra mức lợi nhuận là bao nhiêu. Phần mềm salesoft tích hợp mục khai báo để khách hàng có thể tính giá bán sao cho hợp lý. Trong phần này, người dùng có thể khai báo: giá đầu vào, tỷ giá quy đổi, chi phí vận chuyển, thuế nhập,...

    Ngoài ra, trong tab danh mục hàng hóa còn thể hiện những chứng từ hay bảng giá nào có chứa sản phẩm mà bạn đang khai báo thông tin

    Tìm kiếm hàng hóa nhanh chóng

    Giống như con người, để phân biệt các mặt hàng bạn dựa vào cách gọi tên của chúng. Một người chỉ có 1 tên gọi duy nhất nhưng hàng hóa được định danh bằng nhiều cách khác nhau. Bạn có thể tận dụng công cụ quản lý bán hàng Salesoft để tìm kiếm sản phẩm bằng nhiều cách.

    Ví dụ: Tìm kiếm từ tên của nhà sản xuất hoặc mã hàng hóa tự đặt. Ban chỉ việc gõ tên hoặc mã hàng bạn cần tìm vào hộp tìm kiếm. Hệ thống sẽ cho ra tất cả các sản phẩm có tên hoặc mã có chứa chữ cái trong hộp thoại. hoặc mã vạch sản phẩm. Ngoài ra, có thể tìm theo loại hàng hóa (nhóm hàng, nhân viên quản lý, theo bảng giá, loại hàng hóa). Tìm theo tồn kho cho phép bạn xem mặt hàng nào còn trong kho, mặt hàng nào nằm ngoài định mức tồn.

    Xem hàng tồn kho

    Xem hàng tồn kho

    Việc quản lý được hàng tồn kho là vấn đề cực kỳ quan trọng, nó giúp cho bạn nắm bắt được hàng nào cần bán trước bán sau, lên lịch đặt hàng mới,...Trong Salesoft, phần xem hàng tồn kho được chi làm 3 tính năng chính:

    • Xem hàng tồn kho trên toàn bộ kho
    • Xem hàng tồn trên từng kho
    • Xem kế hoạch hàng về

    Quản trị hàng hóa

    Có thể kiểm tra lại mặt hàng đó trong lịch sử được kiểm kho lần cuối cùng là vào ngày nào. Mục đích của chức năng này là khi chúng ta nhìn thấy một mặt hàng tồn trong kho và nếu không chắc chắn số lượng trên phần mềm có khớp với thực tế hay không thì chúng ta sẽ xem ngày cuối cùng kiểm kho là ngày nào và so sánh với thủ kho trong ngày hôm đó.

    Việc quản trị hàng hóa bao gồm các tinh năng:

    1. Kiểm tra kế hoạch mua hàng
    2. Kiểm tra kế hoạch kiểm kho
    3. Xác minh ngày kiểm kho
    4. Thiếu thông tin hàng sản xuất
    5. Thiếu thông tin giá lẻ
    6. Thiếu nhân viên theo dõi
    7. Chưa khai báo nhà cung cấp

    Bổ sung thông tin nhiều mặt hàng cùng lúc

    Bổ sung thông tin nhiều mặt hàng cùng lúc

    Khi chúng ta phát hiện các mặt hàng đang thiếu cùng một thông tin thì có thể cập nhật nhanh chóng bằng tính năng này. Với salesoft người dùng có thể bổ sung thông tin sau cho nhiều mặt hàng cùng lúc:

    • Nhóm hàng
    • Nước sản xuất
    • thông tin mô tả
    • Kế hoạch mua hàng
    • Kế hoạch kiểm kho
    • Nhà cung cấp

    Xem hướng dẫn chi tiết tại Video dưới đây của Salesoft - Tinh Hoa Quản Trị:

    Khi đã hiểu được quản lý hàng hóa là gì và tìm được cách hiệu quả thì chắc chắn bạn sẽ không cần phải đau đầu và sợ tổn thất chi phí nữa. Hãy thử áp dụng ngay xem có hiệu quả không nhé! Nếu cần thông tin thêm về phần mềm quản lý Salesoft. Hãy click vào PHẦN MỀM SALESOFT hoặc gọi đến hotline (024) 3636.0326 để được tư vấn. Chúc bạn thành công.