Phần mềm quản lý nhân sự hay phần mềm quản lý nguồn nhân lực (HRM) kết nối của các hệ thống và quy trình quản lý với thông tin các nguồn nhân lực thông qua ứng dụng công nghệ thông tin, các phần mềm máy tính.

Phần mềm quản lý nhân sự là sự kết hợp của tất cả các hệ thống tuyển dụng và quản trị lực lượng lao động được dùng với mục đích để cải thiện hiệu quả kinh doanh. Phần mềm sẽ tập trung các quy trình hành chính và nguồn nhân lực về một mối để nhà quản lý dễ dàng phân công công việc, theo dõi – đánh giá tiến độ, và khen thưởng.

Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp hợp lý hoá quy trình quản lý nhân viên mà còn khai thác tối đa tiềm năng của họ.

Cụ thể những lợi ích phần mềm quản lý nhân sự mang lại cho doanh nghiệp?

1. Tuyển dụng hiệu quả

Phần mềm quản lý nhân sự giúp cán bộ nhân sự chuẩn bị thông báo tuyển dụng, đăng tải trên các trang tuyển dụng khác nhau, lựa chọn và đánh giá các ứng viên phù hợp với tiêu chí đã đặt ra.

Cung cấp các chức năng lưu trữ CV và tuyển chọn ứng viên phù hợp.

2. Quản lý & theo dõi hoạt động của nhân viên

Quản lý, phân công công việc, theo dõi tiến độ hay khen thưởng từ một phần mềm duy nhất sẽ mang lại hiệu quả cao về năng suất và tiết kiệm chi phí.

Khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp sẽ tập trung đầy đủ thông tin nhân viên, điều này giúp việc phân công công việc hiệu quả hơn.

Đồng thời, nhân viên dễ dàng biết được hồ sơ chi tiết của mình và các trách nhiệm được giao, tự mình cập nhật thông tin nếu cần.

4. Quản lý tính lương

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự có tính năng tính lương sẽ đảm bảo lương, phúc lợi cho nhân viên luôn được tính đúng và tuân thủ các quy định về thuế.

Thậm chí đối với những doanh nghiệp đông nhân viên có thể tùy chọn in hàng loạt bảng lương, thưởng, chấm công của nhân viên để tiết kiệm thời gian.

5. Đánh giá & khen thưởng chính xác

Một hệ thống quản lý nhân sự tốt sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi sự tiến triển của mỗi nhân viên và dễ dàng đánh giá mức độ hoàn thành công việc, khen thưởng xứng đáng cho nhân viên.

Các tính năng của phần mềm quản lý nhân sự

Với nhiều tính năng ưu việt, phần mềm quản trị sẽ giúp nhà quản lý có một cách thức quản lý viên chuyên nghiệp để "biến con người thành lợi thế cạnh tranh".

a. Quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) nhân viên

Nhân viên HR có thể đính kèm bản scan hồ sơ theo từng nhân viên, dễ dàng tra cứu, giảm được thời gian lục tìm hồ sơ. Dữ liệu hồ sơ từng nhân viên được quản lý tập trung, sâu chuỗi xuyên suốt từ khi mới tiếp nhận vào làm việc đến khi nghỉ việc

b. Chấm công

Phần mềm quản lý nhân sự giúp nhập khẩu dữ liệu từ máy chấm công để lập bảng chấm công chi tiết theo thời gian, chấm công ngoài giờ, tự động lập bảng chấm công tổng hợp theo thời gian, sản phẩm/doanh số, hiệu quả công việc (KPIs)

c. Quản lý lương

Mọi dữ liệu nhân sự và tính lương được chứa trong một hệ thống duy nhất, không còn nhập trùng hay chuyển đổi dữ liệu. Nhân viên xem Phiếu lương trực tuyến trên mobile giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, đảm bảo bí mật lương

d. Quản lý phúc lợi

Theo dõi các dữ liệu về phúc lợi của nhân viên, cho phép cài đặt và bổ sung vào kế hoạch phúc lợi.

e. Quản lý đánh giá kết quả và khen thưởng

Lập các quyết định khen thưởng và thông báo cho toàn công ty biết các cá nhân nào được khen thưởng. Tự động cập nhật các quyết định khen thưởng vào hồ sơ của từng nhân viên giúp nhân sự và lãnh đạo dễ dàng tra cứu bảng thành tích của nhân viên trước khi có những đề bạt, bổ sung cán bộ

f. Tuyển dụng

Là tính năng quen thuộc trên phần mềm quản lý nhân sự. Gần đây các phương án tuyển dụng online mang lại những lợi ích đáng kể như hỗ trợ ứng viên tiềm năng nộp đơn trực tiếp trên website, hỗ trợ tìm được ứng viên phù hợp trong CSDL, hỗ trợ ứng viên thiết lập hồ sơ và theo dõi quy trình tuyển.

g. Quản lý đào tạo

Lập kế hoạch đào tạo, theo dõi việc tổ chức thực hiện, khảo sát đánh giá chất lượng sau đào tạo. Báo cáo phân tích, thống kê, đánh giá chất lượng và hiệu quả của hoạt động đào tạo giúp lãnh đạo có những quyết định chính sách phù hợp để ngày càng nâng cao năng lực đội ngũ

h. Quản lý phúc lợi

Nhân viên có thể đăng ký tham gia một chương trình phúc lợi trực tiếp trên mobile. Khảo sát, đánh giá về hiệu quả tổ chức các chương trình phúc lợi, kiểm soát ngân sách tổ chức các chương trình phúc lợi một cách chặt chẽ, hiệu quả

i. Quản lý tài sản

Lập hồ sơ bàn giao tài sản, công cụ dụng cụ, đồng phục khi tiếp nhận nhân viên mới và cập nhật vào hồ sơ của từng nhân viên để đảm bảo thu hồi đầy đủ mọi thứ đã cấp phát khi nhân viên thuyên chuyển, hoặc nghỉ việc. Tiếp nhận các thông báo hỏng, mất tài sản và theo dõi tình hình xử lý

j. Quản lý công tác

Lập và duyệt đề nghị đi công tác, đề nghị tạm ứng, thanh quyết toán chi phí công tác TRỰC TUYẾN trên Mobile giúp giám đốc dễ dàng phê duyệt đề xuất đi công tác của nhân viên mọi lúc, mọi nơi

k. Thuế

Cán bộ nhân sự tự động lập các tờ khai thuế và quyết toán thuế TNCN để nộp cho cơ quan thuế. Nhân viên có thể thực hiện các thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh và tra cứu bảng tính thuế TNCN trực tiếp trên phần mềm.